Veranstaltungen – eins der schönsten Nebenbeschäftigungen im Leben

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Was macht eine Eventagentur?

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Eine Eventagentur, wie beispielsweise die Der Party Löwe GmbH & Co. KG, kümmert sich um die Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Größen. Mithilfe von betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Fähigkeiten entwickelt sie ein Gesamtkonzept, welches für das bestmögliche Erlebnis aller Beteiligten sorgen sollte. Vor allem Firmen nehmen diesen Service in Anspruch, um Produktpräsentationen, Konferenzen, Kongresse, Messeauftritte oder Feiern zu organisieren. 

Im ersten Schritt wird die Intension erläutert und die Zielsetzung der Veranstaltung formuliert. Beim Brainstorming werden verschiedene Ideen bewertet und mögliche Entwürfe analysiert. Dabei steht die Eventagentur beratend zur Seite, bringt ihre Erfahrungen ein und stellt ihr Know-how zur Verfügung. So wird im vornherein möglicher Probleme und Stolpersteine entgegengewirkt.

Steht das Grundgerüst, beginnt die Eventagentur mit der Konzeptionierung. Folglich entwirft sie einen Grundplan, welcher auf dem vorher erörterten Vorhaben aufbaut und im Budget der beauftragenden Firma liegt. Darin enthalten sind Informationen zur Zielgruppe, Ambiente, Gästeanzahl, Musik und etwaiger, gastwirtschaftlicher Verpflegung. Darauf aufbauend, wird im Prozess des Locationscoutings die passende Räumlichkeit ausgewählt. Diese sollte dem Konzept entsprechend genug Platz bieten, eine angenehme Anreise ermöglichen und gegebenenfalls die erforderliche Ausstattung, wie zum Beispiel eine Bühne oder einen Außenbereich, verfügen. Schließlich werden im Zuge der Ressourcenplanung Sitzangelegenheiten bereitgestellt, Servicekräfte eingestellt, das Catering gebucht, mögliche Showacts organisiert und das Dekor ausgewählt.   

Oberstes Ziel einer Veranstaltung sollte die Zufriedenheit der Gäste und das Erreichen der vorher diskutierten Ziele sein. Infolgedessen erstellt die Eventagentur während der Umsetzung einen präzisen Zeitplan und skizziert den genauen Ablauf. Derweil steht immer ein Ansprechpartner zur Verfügung, damit die beauftragende Institution stets informiert ist und Unstimmigkeiten erst gar nicht entstehen.   

Ebenso im Leistungsspektrum enthalten sind Marketing und Design Aspekte. Die Einladung sollte der Firmenidentität gerecht designt sein und das Dekor zur Stimmung passen. Zwecks Bekanntmachung des Events, können vorher Werbemaßnahmen ergriffen werden. Heutzutage erfolgt dies hauptsächlich durch Onlinemarketing-Kanäle, allen voran im Bereich der sozialen Dienste.   

Zu Beginn des Events werden die Gäste gebührend in Empfang genommen und stets freundlich und kompetent durch die Veranstaltung geführt. Eine reibungslose Einlasskontrolle, genügend Sicherheitskräfte und eine verantwortungsvolle Garderobe sorgen für eine entspannte und ausgelassene Stimmung. Neben der Sicherheit, ist die Agentur auch für die rechtskonforme Durchführung verantwortlich. Themen wie Brandschutz, Versicherungen und Erlaubnis der Stadt bei größeren Versammlungen gehören in diesen Bereich. 

Die Arbeit ist nach Ende des Events aber noch nicht getan. Die Nachbearbeitung erfolgt zeitig danach. Dort wird der Erfolg analysiert und mögliche Folgemaßnahmen geplant. Eine Pressemitteilung kann zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugen. Falls die Veranstaltung per Video oder Fotos dokumentiert wurde, kann das noch mehr Publicity bringen. 

Letzten Endes bietet eine Eventagentur die nötigen Ressourcen und das erforderliche Wissen, um ein Event-Projekt erfolgreich durchzuführen und alle Verantwortlichen zufriedenzustellen.


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